Materialidad de operaciones.
Contar con una factura y realizar el pago de una compra o servicio no siempre basta para demostrar que la operación realmente ocurrió. Para efectos fiscales, también es importante conservar evidencia de su materialidad.
¿Qué es la materialidad?
Es el conjunto de documentos y evidencias que permite comprobar que una operación fue real: qué se contrató, quién lo realizó, cuándo se llevó a cabo, cómo se pagó y qué recibió la empresa.
No existe un documento único llamado “constancia de materialidad”. La evidencia necesaria dependerá del tipo de operación.
Por ejemplo, en la compra de un equipo podrían conservarse:
Cotización y orden de compra.
Factura y comprobante de pago.
Remisión o acuse de entrega.
Número de serie y fotografías.
Registro del equipo dentro de la empresa.
En la contratación de un servicio serían útiles:
Contrato o propuesta aceptada.
Descripción clara del alcance.
Correos y reportes de seguimiento.
Bitácoras, fotografías o entregables.
Evidencia de aceptación del servicio.
¿Por qué es importante?
El CFDI acredita que se emitió una factura, pero no necesariamente demuestra por sí solo que el bien fue entregado o que el servicio se prestó.
Si el SAT revisa una deducción o un acreditamiento de IVA, puede solicitar información que demuestre la existencia real de la operación. Esto cobra especial importancia cuando se trata de servicios profesionales, gastos elevados, proveedores nuevos o conceptos descritos de manera general.
Una práctica sencilla para proteger la contabilidad
Cada operación importante debería tener un expediente digital relacionado con su factura y póliza contable. En él pueden almacenarse el contrato, la cotización, los comprobantes, los entregables y la aceptación correspondiente.
La materialidad no debe reconstruirse cuando llega una revisión. Debe documentarse desde que nace la necesidad hasta que la operación se paga y se registra.
Una contabilidad sólida no solamente contiene facturas: también cuenta la historia completa de cada operación.
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